Bir adayın CV'sini elle doldurduğu ve bir toplantı odasında işe alım uzmanını beklediği klasik işe alım planının yerini artık giderek artan bir şekilde çeşitli IT çözümleri alıyor. Online anketler ve video mülakatlar artık kimse için sürpriz değil - tüm bunlar kullanışlı ve her iki taraf için de zaman kazandırıyor, ancak bu tür bir "dijitalleşme" hala geleneksel yaklaşımın tüm "dezavantajlarını" koruyor.
Klasik işe alımın dezavantajları şunlardır:
- Uzun aday eşleştirme süreci. İşveren, işgücü piyasasında ilgili adayları bulmak için bir ön filtre görevi görür. Aday eşleştirme sürecinde genellikle işe alımın öncelikli olmadığı yöneticiler ve uzmanlar yer alır. Sonuç olarak, aday eşleştirmesi gecikir.
- İşe alım sürecinde şeffaflık eksikliği. Otomatik bir sistem olmadan, bir işe alım uzmanının belirli bir başvuru sahibinin hangi değerlendirme aşamasında olduğun söylemesi zor olabilir. Peki ya işe alım uzmanının yokluğunda bir iş arkadaşının veya yöneticinin bunu yapması gerekiyorsa?
- Adaylarla etkileşimin tam bir geçmişi yoktur. Daha kesin olmak gerekirse, var, ancak farklı kanallara dağılmış durumda - e-posta, mesajlaşma programları vb. bu nedenle tam bir resim elde etmek çok zor.
- Yapılandırılmamış bir veritabanında aday aramanın zorlukları. Özgeçmişleri bir bilgisayarda dosya şeklinde toplarsanız, birkaç ay sonra doğru becerilere sahip görünen bir kişiyi bulmak çok zordur.
"Seçim dongusu" yerine "boru"
Klasik versiyonda adaylar "işe alım döngüsü "nün aşamalarından geçer ve her aşamada eleme yapılır: telefon görüşmesi, test, mülakat vb. Yeni zaman personal açığı koşullarında, çok daha az aşamaya ve bu aşamaların daha kısa sürelerine sahip olan "Pipeline" adı verilen alternatif bir seçenek daha etkili olacaktır:
- Temas - seçilen adaylarla ön görüşme.
- Test - bir test görevinin yerine getirilmesi.
- Mülakat - bir süpervizör ile görüşme.
- Kabul - iş sözleşmesinin imzalanması. Geriye bu sürecin nasıl uygulanacağını bulmak kalıyor.
Şu anda ne yapmalı?
TopFactor uzmanları, İK alanındaki deneyimlerine dayanarak, İK hizmetlerinin nasıl daha verimli hale getirilebileceği konusunda çeşitli öneriler sunmaktadır.
1. Şimdi adaylarla etkileşimi geliştirmek gerekiyor - mevcut tüm iletişim kanallarını kullanın: haberciler, telefon ve görüntülü iletişim, e-posta. Bu nedenle, iletişimi mesajlaşma programlarına aktarmak, telefona kıyasla dönüşüm oranlarını önemli ölçüde artırır: birçok kişi spam aramalardan korkar ve bilmedikleri bir numaradan arandıklarını gördüklerinde telefonu açmakta isteksiz davranırlar.
2. Aday seçim sürecini hızlandırmak ve bir teklif üzerinde anlaşmaya varmak için çok uzun süre beklememek önemlidir. İş ilanlarında CV rotasyonunun ilk günlerinde, güçlü bir uzman günde birkaç teklif alabilir ve daha önce birkaç aşamada uzun bir seçim düzenlemek mümkün olsaydı, bugün, siz hala adayı tartışırken, o zaten daha hızlı bir işverenle sözleşme imzalıyor.
3. Mümkünse işe alım aşamalarını online ortama taşıyın. Burada, eşzamansız video mülakatları (talep üzerine) ve bu makalede tartışılan diğer seçenekler de dahil olmak üzere birçok seçenek vardır.
4. Mümkünse iş sözleşmenizi çevrimiçi imzalayın. Günümüzde bu işlem elektronik imza (örn. Statekey) ile kolayca yapılabilmektedir. Adayınız iş sözleşmesini imzaladığında genellikle diğer işverenlerden gelen teklifleri değerlendirmeyi bırakacaktır. Bu nedenle, iş sözleşmesinin elektronik olarak imzalanması, işgücüne giren nihai adaylar arasındaki dönüşüm oranını artırır. Bu öneriler kendi başlarına sonuç getirecektir, ancak bunları işe alım otomasyon sürecinizde uygularsanız çok daha etkili olacaklardır.
Teoriden pratiğe
Adayları seçmek için gereken süreyi azaltan ve prosedürün kendisini daha verimli hale getiren bir sistem neye benzemelidir? Her şeyden önce, aşağıdaki özellikleri uygulamalıdır:
- Adaylarla çalışmak için CRM - adayın "işe alım döngüsü" boyunca ilerlemesi, durum ve onay tarihlerinin takibi, adayla ilgili bir geçmiş akışı.
- Tek noktadan iletişim - adayla etkileşimli etkileşim, farklı iletişim kanalları için destek (mesajlaşma programları, SMS, telefon vb.).
- İşe alım yöneticisi ile koordinasyon - işe alım sürecinin katılımcıları tarafından adayın adaylığının koordinasyonu için bir "masaüstü", görüşmelerin planlanması için kurumsal takvimlerle entegrasyon.
- Sohbet robotları - bunların hem işe alım hem de personel adaptasyonu için kullanılması.
- İş panoları ile entegrasyon - iş ilanları ile profil sitelerinde boş pozisyonların yayınlanması (HH, SuperJob, Avito, vb.).
- Çevrimiçi aday değerlendirme - video mülakatları, giriş testleri vb. gerçekleştirme.
TopFactor:Recruitment Management gibi böyle bir sistem, sözleşmenin imzalanmasına kadar doğru adayları seçme sürecini esnek bir şekilde yapılandırmanıza olanak tanır.
İşe alım adımları
Otomatik bir sistem kullanmanın işe alım sürecini nasıl optimize edebileceğine bir göz atalım.
1. Açık pozisyon ilanının oluşturulması.
İş profili ve yetkinlik modeline dayalı olarak sistemde bir açık pozisyon oluşturulur ve adayları değerlendirmek için kriterler tanımlanır. Ardından, geliştirilen rotaya göre, açık pozisyon iç hizmetlerle koordine edilir. Onay prosedürünün her katılımcısı, boş pozisyon hakkında bilgi içeren bir bildirim alır ve bu konuda yorum yapabilir:
Sonuç olarak, boş pozisyonun temel özellikleri onaylandıktan sonra sisteme kaydedilir: sadece maaş değil, aynı zamanda örneğin dil becerileri veya ehliyet gereksinimleri.
2. Boş pozisyonların toplu olarak yayınlanması, yanıtların yüklenmesi, adayların aranması. Sistem aracılığıyla özel web sitelerine, kurumsal portala ve sosyal ağlara ilan verebilirsiniz. Yayınlandıktan sonra, tüm yanıtlar ve özgeçmişler de sisteme yüklenecek ve burada farklı kriterlere göre rahatça sıralanabilecektir. İşe alım uzmanının masaüstü, birlikte çalışılan adayları gösteren bir kanban panosudur.
Süreçteki diğer katılımcılarla toplantıları koordine etmenizi sağlayan bir takvim ve belirli adlara sahip diğer sekmeler vardır. Örneğin, "İşlerim" sekmesi tüm nihai adayları görüntülemenizi sağlar.
Bir başvuru sahibinden yanıt aldıktan sonra, hangi seçeneğin kendisi için daha uygun olacağını belirterek ona uygun bir mesajlaşma programı veya başka bir iletişim kanalı sunabilirsiniz. Alınan mesajları işleyerek, kabul edilen, ertelenen ve reddedilen adaylar için yanıt şablonları oluşturabilirsiniz.
3. Testler, toplantılar ve video görüşmeleri.
"İşe Alım Yönetimi" sisteminin yardımıyla toplantıları rahatça planlayabilir ve adaylara ve iç müşteriye hatırlatıcılar gönderebilirsiniz. Burada işinizi kolaylaştırmak için Google ve Outlook takvimleriyle entegre olabilirsiniz.
Asenkron video mülakatı, İK uzmanlarına zaman kazandıran verimli bir değerlendirme yöntemidir. Entegre bir video hizmeti kullanıldığında, aday bir web bağlantısı alır ve bu bağlantıyı uygun bir zamanda takip ederek bir mülakatı tamamlayabilir veya bir diyalog formatında test sorularını interaktif olarak yanıtlayabilir. Özelliği, metin veya video biçimindeki sorular önceden kaydedildiğinden, işe alım uzmanının kendisinin sürece doğrudan dahil olmamasıdır.
Daha sonra, kaydı görüntüleyen işe alım görevlisi bunu ilgili taraflara gönderebilir veya hemen bir tartışma başlatabilir.
4. Başarılı adayın iç müşteri ile onaylanması.
Onaylandıktan sonra, uygun adaylar işe alım yöneticisine gönderilir. Adayın profili, karar vermek için gerekli maksimum bilgiyi içerir: CV: anketler, test ve anket sonuçları, video görüşme kayıtları, aday ile mesajlaşma ve posta yoluyla yazışmalar ve hatta konuşma kayıtları (ip-telefon kullanıldığında).
Kartta şunlar bulunur:
- Adayın adı, soyadı, göbek adı ve fotoğrafı.
- Kendisi hakkında genel bilgiler.
- İletişim bilgileri.
- Etkileşim akışı - çeşitli iletişim kanalları aracılığıyla iletişim kayıtları.
- İnceleme sonucu.
- Adayı denetleyen sorumlu çalışan.
Tüm bilgiler görsel olarak sunulur: yöneticinin yalnızca incelemesi ve adayı onaylaması veya reddetmesi gerekir. Ayrıca burada, gerekirse karar vericileri de dahil ederek aday hakkında bir tartışma yapmak mümkündür.
Sistem içinde böyle bir tartışma, bir boşluğu doldurma süresini ciddi şekilde azaltmanıza olanak tanır: TopFactor'un deneyimine göre, bir BT geliştiricisinin adaylığının planlanan bir buçuk hafta yerine üç saat içinde onaylandığı bir durum vardır.
Ardından, onaylanan aday için personel kayıt sisteminde otomatik olarak bir kart doldurulur ve işe alım prosedürü başlar. Online istihdamın, hızı nedeniyle işe girerken dönüşüm oranını artırdığına dikkat etmek önemlidir: kişi haklı olarak zaten istihdam edildiğine inanır ve diğer seçenekleri değerlendirmeyi bırakır.
İşe alım sürecinde inovasyon
Yukarıdaki şema, bir işe alım CRM sisteminin neler yapabileceğinin basitleştirilmiş bir versiyonudur. Sonuç olarak, TopFactor tarafından sunulan işe alımda İK süreçlerini optimize etmenin diğer yöntemlerine kısaca değinelim.
Yapay Zeka Kullanımı
Bu, sistemde, değerlendirmenin ilk aşamalarındaki aday sayısını artırmaya ve maliyetleri artırmadan adaylar hakkındaki kararı hızlandırmaya yardımcı olan ek bir seçenektir.
Yapay zekayi eğitmek için davranışsal mülakatlardan ve iş arayanların yetkinlik değerlendirmelerinden elde edilen veriler kullanılmıştır. Sonuç olarak, kullanıcı adayın kişilik özelliklerine ilişkin doğru bir tahmin elde etmektedir.
Yanıtları işlemek için bir robot
Böyle bir hizmetin kullanılması, işe alım uzmanını bir robot tarafından gerçekleştirilecek monoton eylemlerden kurtaracaktır. Örneğin, bir iş ilanında bir düğme olabilir. Aday bu butona tıkladığında bir video görüşmesine davet edilir ve ardından bir sohbet robotunda ankete katılır.
Bu şemada, işe alım uzmanı hazır sonuçlarla çalışır, rutin işlerden kurtulur ve doğru kararları vermek için çok daha fazla zaman kazanır.
Sohbet robotları
Birçok rutin İK süreci chatbotlar yardımıyla otomatikleştirilebilir:
- İşe alım.
- Değerlendirme ve giriş testi.
- İstihdam.
Bir örnek vermek gerekirse, bir işe alım chatbotunun nasıl çalıştığına daha yakından bakalım. Bağlandıktan sonra, aday yetkilendirilmek için telefon numarasını yazmalı ve ardından - kişisel verilerin işlenmesini kabul etmeli ve gerekli belgeleri göndermelidir.
Belge paketini alan İK uzmanı, "Çalışanın Kişisel Kabini "nde veya "1C:ZUP "ta değişiklikler yapar. Şimdi geriye sadece adayın iş sözleşmesini ve diğer düzenleyici belgeleri imzalaması için gönderilmesi kalmaktadır. İmzalama sırasında "Goskluch" veya diğer elektronik imza türleri kullanılır.
Çalışan kişisel dolabı
Kişisel Hesap Dolabını kullanarak işe alım prosedürünü basitleştirebilirsiniz. Kişisel Alanı bir iş sözleşmesi imzalamak için kullanabilir ve gelecekte şirketinizin çeşitli hizmetlerine talepte bulunabilirsiniz.
Bu durumda, istihdam algoritması aşağıdaki gibi olacaktır:
1. Onaydan sonra aday Kişisel Hesap davet edilir ve personel elektronik belge akışını kullanmayı kabul eder.
2. Aday gerekli belgelerin taranmış kopyalarını gönderir.
3. E-imza bağlanır (örn. serbest imza "Goskluch").
4. İş sözleşmesi ve diğer düzenlemeler imzalanır.
Böylece, yerli bir satıcı tarafından geliştirilen ve işe alımdaki mevcut eğilimleri dikkate alan "TopFactor: Recruitment Management" sistemi, İK ile adaylar arasındaki etkileşimi otomatikleştirmede ve onları çevrimiçi modda tam teşekküllü çalışanlara dönüştürmede mükemmel bir yardımcı olacaktır.
> 
